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Eingabe von Personen

Wie werden Personen angelegt? Wie erfolgt die Zuordnung von SchülerInnen, Erziehungsberechtigten, Familienmitgliedern etc.? Wie wird ein Ehrenamt bei einem Erziehungsberechtigten vermerkt?

 

Diese Anleitung zeigt, wie bzw. wo Personen angelegt werden und welche Daten erforderlich sind. Im Hauptmenü unter "+" findet man den Menüpunkt "Neue Person". Weiters wird beschrieben, wie ein Ehrenamt bei einem Erziehungsberechtigten vermerkt wird.

Das Formular "Personendaten eintragen" besteht aus folgenden Angaben:

  • Informationen zur Person: Hier ist die Eingabe von Namen, Vereinseintritt etc. erforderlich, wobei Felder wie z.B. Vorm. Familienname optional sind.

Die Angabe eines Vereinseintritts kennzeichnet die Prson als Vereinsmitglied, nach Eintrag eines Austritts gilt die Person als ehemaliges Vereinsmitglied
"Förderndes Mitglied": finanzielle Unterstützung

  • Geburts-/Stammdaten:  Hier ist die Eingabe von Geburtsdaten, Sozialversicherungsnummer, Staatsbürgerschaft, Religion und Muttersprache möglich.

"SvNr": SV-Nr + Geb.-Datum (10-stellig)
"Verstorben am": Für Aussendungen (Mail, Serienbrief) ist diese Person gesperrt

  • Sonstiges: Hier ist die Eingabe von spezifischen Informationen möglich, wie zum Beispiel Zuordnungen in der Buchhaltung, Allergien oder die Darstellung von Fotos in diversen Medien.
    "Internes Konto": Betrifft die Buchhaltung
    "LDAP User": Für Lehrer MUSS dieses Feld mit dem WSDB-User befüllt sein, um die personalisierte Ansicht bereitzustellen und um die korrekten Rechte angezeigt zu bekommen.
    "Kopiercode": Bei Interesse bitte anfordern. Dieser muss schulspezifisch angepasst werden.
    "Beitragsgesprächsleiter": Personen, die mit dem jeweiligen Haushalt Beitragsvereinbarungen besprechen.

 

Neue Person anlegenDie Felder Familienname und Vorname sind Pflichtfelder, weitere Eingaben können nachträglich gemacht werden.

 

 

 

 

 

Foto und Notiz hinzufügenNach dem Speichern wird das Datenblatt der eingetragenen Person als Übersicht angezeigt. Oberhalb kann zwischen "Datenblatt" und "Person" gewechselt werden.

Im Datenblatt erfolgt die Darstellung der eingegebenen Daten im Überblick.

Person: Hier können die eingegebenen Daten ergänzt oder geändert werden.

Direkt unter dem Namen der eingetragenen Person kann durch Klick auf "Foto hinzufügen" ein Portrait hinauf geladen werden. Zwischen Datenblatt und Personendaten ist ein ICON angeführt: ICON Notiz hinzufügen Die Eingabe von internen Informationen ist hier möglich.

 

 

Ist eine Person angelegt bzw. befindet man sich auf der Ansicht einer bereits existierenden Person, können unter dem Hauptmenüpunkt "+" weitere Aktionen durchgeführt werden:

  • Adressdaten: Eingabe der Anschrift
  • Kontaktnummer: Eingabe von Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Webseiten etc.
  • Personengruppe: Zuordnung zu diversen Gruppen (z.B. Schülerrat, Öffentlichkeitskreis, Freunde des Vereins)
  • Bezugsperson (Eltern, ...): Auswahl der Bezugsperson aus einer Drop-Down-Liste. Durch Setzen eines Hakens kann festgelegt werden, ob es sich bei der Bezugsperson um eine/n Erziehungsberechtigte/n und/oder Kontaktperson handelt.
  • In Beziehung zu (Kind, ...): Handelt es sich bei der Person um eine Bezugsperson, ein Elternteil eines Kindes etc. Die Auswahl erfolgt analog zur Bezugsperson
  • Partnerschaft: Festlegen von Beziehungen, die nicht durch gemeinsame in der WSDB erfasste Kinder erkennbar sind
  • Interessent: Hier kann die angelegte Person als Interessent hinzugefügt werden. Es kann angehakt werden, ob die Person vorgemerkt, abgelehnt oder abgesagt wurde. Eine Auswahl, für welche Klasse sich die Person interessiert, wann die Anmeldung erfolgt ist und zu welchem Datum weitere Schritte gesetzt wurden, sind vorhanden.
  • KIGA-Kind: Zuordnung der Person als Kindergarten-Kind. Hier werden Eintritt in den und Austritt vom Kindergarten sowie Datum der Schulpflicht festegelegt.
  • Schüler: Zuordnung der Person als Schüler und Angabe von Eintritts- und Austrittsdatum, Grund für Schulwechsel, abgelegte Prüfungen (z.B. Matura, Lehrprüfung) etc.
  • Päd. MA: Zuordnung der Person als pädagogischer Mitarbeiter und Eingabe von Ein- und Austrittsdatum.
  • Mitarbeiter: Zuordnung der Person als Mitarbeiter und Eingabe von Ein- und Austrittsdatum, Gruppe der Anstellung.

 

Status "Schüler" setzen inkl. DatenNach Eingabe von Beziehungen und Zuordnung zu einer Rolle wird die Personenübersicht automatisch entsprechend ergänzt, es sind weitere Reiter vorhanden. Die Schullaufbahn einer Person wird z.B. laufend dokumentiert und dargestellt.

In unserem Beispiel wird die Person ein(e) SchülerIn. Bei den Schülerdaten gibt es ein Feld "LSR-ID" (=Landesschulrat ID): Diese ID ist nicht notwendig.

"Politische Gemeinde": Diese Eingabe ist für die zukünftigen Auswertungen besonders WICHTIG.

 

 

 

 

 

DatenblattIn unserem Beispiel wurde noch keine Bezugsperson bei dieser Schülerin hinterlegt. Kursiv-Texte wie z.B. Kontaktnummern werden im Adressbuch NICHT angedruckt.

Über "+" Adressdaten erfolgt die Eingabe der Adressdaten. Hier kann angegeben werden, ob die Person Informationen erhalten möchte und ob die Adresse für Werbezwecke verwendet werden darf.

 

 

 

 

 

Bezugsperson festlegenÜber "+" Bezugsperson (Eltern, ...) erfolgt die Verknüpfung zu den Eltern bzw. Erziehungsberechtigten. In diesem Formular wird die betreffende Bezugsperson mit den enstprechenden Optionen (Erziehungsberechtigung, im Adressbuch verstecken, erhält Zusendung) vermerkt.


 

 

 

 

Datenblatt mit BezugspersonenIm Datenblatt werden nun auch die Bezugspersonen ersichtlich. Bei Herrn Herbert Zauner ist eine abweichende Adresse hinterlegt.ICON Abweichende Adresse

Es ist möglich, ein "Schülertelefon" einzurichten. Somit kann der/die Schüler/Schülerin nur diese angeführten Nummern vom Büro aus wählen.

 

 

 

 

 

Familie der Schülerin
Bei der Schülerin unter "Familie" sind nun die Bezugspersonen ersichtlich.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kontakte (Telefon, Mobil, E-Mail, etc.) eingebenWie wird eine Telefonnummer, E-Mail Adresse, Fax Nr., etc. bei einer Person ergänzt?

Zuerst wird die gewünschte Person aufgerufen. Danach oben im Hauptmenü über das "+" Kontaktnummern erfolgt die Eingabe für Telefon, Mobil, E-Mail Adresse, Fax, Skype, Homepage, Sonstiges

 

 

 

 

 

Zu Personengruppen verknüpfenÜber "+" Personengruppen erfolgt die Verknüpfung zu den möglichen Personengruppen.

Eine Teilnahme am Mailverteiler ist nur möglich, wenn ein Sympa-Server mit Mailverteiler eingerichtet ist.

 

 

 

 

Partnerschaft verknüpfenÜber "+" Partnerschaft erfolgt eine mögliche Verknüpfung zum Partner. Hier kann vermerkt werden, ob ein gemeinsamer Haushalt besteht.

 

 

 

 

 

Laufbahn SchuleÜber "+" Laufbahn Schule erfolgt die Verknüpfung zur Klasse. Weiters kann vermerkt werden, ob der/die SchülerIn ein Buskind ist. Nach Klick auf "Speichern" erscheint die Auflistung aller Unterrichtsfächer der 1. Klasse, falls die Unterrichtsfächer schon angelegt wurden.

 

 

 

 

 

 

 

Zuordnung der Unterrichtsfächer der 1. Klasse Hier gibt es die Möglichkeit, bestimmte Unterrichtsfächer gleich im Vorfeld zu deaktivieren.

 

 

 

 

 

 

 

 

Schülerin wurde der 1. Klasse zugeordnet.In der Klassen-Ansicht der 1. Klasse scheint nun auch die Schülerin Angelika Holzmann auf.

Die Bedeutung der Smileys in der Foto-Spalte:

Grüner Smiley: Fotoveröffentlichung auch extern gestattet Fotoveröffentlichung auch extern gestattet.

Gelber Smiley: Fotoveröffentlichung nur intern gestattet. Fotoveröffentlichung nur intern gestattet.

Roter Smiley: Fotoveröffentlichung NICHT erlaubt. Fotoveröffentlichung NICHT gestattet.

 

Datenblatt ausgefüllt Nun wurden alle notwendigen Daten der Schülerin hinterlegt.

 

 

 

 

 

 

 

Wie wird ein Ehrenamt bei einem Erziehungsberechtigten vermerkt?

Im Suchfeld wird die jeweilige Person aufgerufen.

Ehrenamt bei einer PersonUnter dem Reiter "Ehrenamt" können folgende Informationen vermerkt werden:

Allgemeine Informationen:
  Ehrenamt-Info:
  Beruf:
  Beschäftigt bei:

Ehrenamt aktuell:
  Interesse:

Mitarbeit bisher

Mitarbeit / Interesse bei einer Person anlegenMit Klick auf das Stift-ICON unter "Ehrenamt aktuell" ist es möglich, Interessen und Mitarbeit in unterschiedlichen Bereichen einzutragen.

Dazu die jeweilige Auwahl in den linken Bereich ziehen. Falls eine Auswahl nicht mehr aktuell ist, wird diese auf den grauen Button gezogen: "Zum Entfernen hier ablegen".

Neue Ehrenamt-Tags können im Hauptmenü unter "Verwaltung / Ehrenamt" ergänzt werden.

 

 

Mitarbeit und Interesse bei der Person vermerkt.Im Datenblatt unter "Ehrenamt" wurde die Mitarbeit am Advent-Bazar und das Interesse am Oster-Bazar vermerkt.

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